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质量管理体系之PMO那点事儿

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测试
前言

在昨天的分享中,小编提到一个名词:PMO。今天来详细说一说这个组织。今天的文章中您将了解到:

  • 什么是PMO?
  • PMO的作用和职能
  • PMO与项目团队的关系以及在组织架构中的位置
  • PMO的愿景和使命
  • PMO常见的工作产出物
  • 怎么落地?
引言

正视现实,在我们软件企业中有非常多的项目经理是从技术骨干晋升上去的。这里面有的做得好,有的没那么好,最极端的例子是有一些项目经理是典型的“四拍”型项目经理,所谓“四拍”,指的是接到项目后“一拍”脑袋说就这么干吧,当老板问这个项目能不能干好时,他们“二拍”胸脯说保证没问题,后来开发过程中出现了问题了,他们“三拍”大腿悔不当初,最后“四拍”屁股走人。

听说,微软会对他们的工程师按照技术水平进行评分,划分为A\B\C\D四个等级。A等级的工程师是不能做项目经理的,只能安安心心的研究技术,反而是B等级的工程师才能申请成为项目经理。这点跟我们中国多数企业都不一样。不说那种方式更好,但微软这么做确实有自身的道理,即技术好不代表项目能管理好。别问我D等级的干嘛,走人了呗。

不管怎么说,项目管理的好坏,跟企业的利润是直接挂钩的。所以任何一家企业都会重视项目的管理水平。特别是随着越来越多的企业以项目为单元进行企业的战略分解,随着专业分工的细化,随着越来越多的跨职能的项目出现在企业里面,如何在跨职能的项目之间进行资源优化组合、管理好各项目的风险、进度等就变得越来越重要。所以,为了更好地解决资源冲突,复制已有项目的成功经验,规范企业的项目管理标准,项目管理办公室(PMO)应运而生。

PMO是什么?

PMO(Project Management Office)一般称为项目管理办公室、项目管理中心或者项目管理部。PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门,是提高组织管理成熟度的核心部门,它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系,并结合企业自身的业务和行业特点,为组织量身定制项目管理流程、培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、对项目提供顾问式指导、开展多项目管理等,以确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻执行。

CMMI有什么用?

PMO通过对项目的集中管控,追求组织中所有项目的成功,从而帮助组织实现战略目标。PMO的作用主要体现在以下3个方面:

  1. 确保通过项目实施,实现组织战略目标(每个项目经理都觉得自己的项目最重要,但从公司角度来说可不一定。PMO就是通过对项目进行修正,加速,终止或是优先权的排序,实现项目向适应公司战略变化的方向调整,实现公司资源的合理配置);

  2. 让组织有限的资源发挥最大的价值(换句话说,就是避免有的人忙,有的人闲);

  3. 协助项目经理和团队高质量、高绩效的完成项目,提高项目成功率(减少因为项目经理能力低下导致的项目失败率)。

对于第3点再多做一点解释:

PMO会对公司所有项目文档进行备案(并且保证项目文档符合要求),这样一来,企业的项目管理技术和经验就可以延续和保留,一个好的经验就可以迅速传播到其他项目团队,项目团队的整体生产力就可以改善,最终企业的获利能力就能自然而然的得到提高。需要注意的是,并不是说文档积累了就可以,现在有非常多的团队花了大量的时间和精力整理文档,项目结束后即束之高阁,完全没有起到应有的作用,这种情况下,就体现出有PMO这样一个性质的组织是多么有用了。

怎么做到的呢?简单列一下PMO的职能:

  • 在项目选择阶段,PMO按照既定的流程召集项目评审会议,并且对评审过程进行监控。

  • 在项目启动和计划阶段,PMO参与并监控项目的启动和计划过程。

  • 在项目实施阶段,PMO的主要职责是对所有项目的持续监控和对危机项目的整改行动。

  • 在项目收尾阶段,PMO对项目团队的工作进行监控,并且对项目成员、项目绩效、项目收益进行审查和评价。

    PMO的其他职能还包括:建立组织项目管理体系,管理组织项目数据库,建立项目管理能力框架和项目管理文化建设等。

    看到这里可能有同学疑惑了,这不是QA的工作吗?别急,看看下表就能分清PMO和QA的区别了:
    图片描述

与团队的关系

PMO对项目团队提供支持,同时对项目团队的工作进行监控。

PMO在组织结构中的位置

根据PMO所管辖的项目范围的不同,PMO可以分为组织级和部门级两种。

组织级PMO直接向组织最高管理层汇报,负责组织内部所有项目的选择、监控和收益评估。其职能包括:在整个组织中建立流程、标准、规则和方法论,通过资源管理、优先级管理、系统思考等手段提高所有项目的绩效,从而保证组织战略的实现。

部门级PMO存在于组织的某个部门之内,直接向部门经理汇报,负责部门内部所有项目的选择、监控和收益评估。部门级PMO从部门角度出发,通过资源优化等手段,追求最佳投入产出比,支持部门及组织战略目标的实现。

PMO的干系人

PMO不是孤岛,PMO需要与多方面的干系人进行沟通和协作才能完成其职能,实现其目标。通常,PMO的干系人包括3类人。

1、PMO的直接领导

PMO的直接领导是组织的总裁(组织级PMO)或部门总经理(部门级PMO)。PMO从他们那里获取组织战略、工作方向、智能要求等指导方针,向他们报告所管辖项目的整体情况,提供足够的信息,帮助他们做出正确的决策。

2、项目发起人、项目经理和项目团队

PMO直接为项目团队提供支持,也直接监控他们的工作绩效,提出建议或启动纠偏措施。

3、其他职能部门

PMO组织的很多项目评审活动都需要相关职能部门的参与和支持,比如,PMO通常需要项目的财务状况报告,这就需要财务部门的支持。

典型工作

PMO工作内容比较多,这里只举一个例子:即在建立项目管理体系常做的工作,比如:

软件工程实施方法论
图片描述
图片描述

  • 项目文档审核标准

  • 项目整体绩效评估标准

对项目的绩效评估,期望是根据项目交付效果进行奖金评定,以此刺激项目团队的积极性。但小编目前还没有很成熟的绩效评定经历。这是把双刃剑,谨慎采用。

  • PMO运作流程
怎么落地?

PMO组织一般会派专员开展以下工作:

  • 每XX出具项目阶段报告,内容包括本周项目进度信息,以及PMO同步上传文档信息;

  • 每XX周出具财务预警报告,且适时向项目负责人或项目经理发送项目节点战略提醒单;

  • 每XX周出具项目风险评估报告;

  • 每XX周出具项目整体绩效报告;

  • 定期召开PMO会议与组织培训;

  • 进行项目总结,复盘
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