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杭州市一医院的数字化转型:用阿里宜搭半月完成内控升级

2019.08.07 17:06 167浏览

5秒内查到所需合同信息、1分钟完成流程审批并存档……借助阿里巴巴SaaS加速器“宜搭”,杭州市第一人民医院正尝到内控管理新方式的“甜头”。

内控是医院管理的重要评价标准,也是各大医院积极推进的一项重要工作。然而目前很多医院的内控管理只停留在理论和制度阶段,想要真正实行起来,却存在很多困难。太“严”不易操作,太“灵活”又会存在风险。如何在避免内部控制漏洞的前提下,让内控更加灵活易操作?阿里巴巴0代码应用搭建平台“宜搭”给出了新的解决方案。

上线半月 内控效果初现

杭州市第一人民医院(以下简称“杭州市一医院”)是杭州市属最大综合性三级甲等医院,也是浙江省首批通过三甲评审的四家医院之一。但此前,杭州市一的内控管理还是采用传统方式,内控相关的流程审批环节主要通过线下纸质的方式进行,没有统一标准,也不便于后续管理。为此,医院急需一套线上系统来支持他们的内控改革。


今年3月,阿里巴巴企业智能事业部孵化的0代码应用搭建平台“宜搭”正式上云,作为阿里巴巴SaaS加速器的重要一环,它为企业与开发者提供表单+流程+报表等多形式的应用搭建。

作为第一个“吃螃蟹的人”,杭州市一医院基于宜搭,上线了数字化阳光内控管理系统。

短短半个月的时间,系统就覆盖了医院内控的经济合同管理从预算、采购、审批、执行等方方面面,涉及院办、设备、信息、总务、采购中心、财务等部门。实现了合同信息的电子化登记存档、审批流程线上操作以及供应商的智能管理与合同预警管理,完成了内控管理的升级,管理工作效率成几何倍增长。

究竟杭州市一医院是如何在这么短的时间内“打怪升级”的:

把合同搬到线上

“小王,给我找下之前签的一份租赁合同,现在就要。”
如果是放在半个月前,杭州市一医院的“小王”要手忙脚乱好一阵了,但现在只需要输入几个关键词就能搞定。
借助于宜搭的“表单”与“流程”功能,杭州市一医院把以前在纸上与word里的预算、合同、付款等信息,全部搬到了系统中“存档”。
在需要查询尤其是跨科室的情况下,工作人员只需根据关键词就能马上找到。“以前,3年以上的合同,我们还要专门去仓库找,但现在坐在电脑前3-5秒就可以找到想要的合同内容”,一位杭州市一医院的工作人员表示。


(快速查询历史合同)

便捷的背后并不仅仅只是信息的线上化。因为宜搭平台业务模块的互通互联特性,满足了医院信息化的数据互通,打破不同系统之间的壁垒。除了查询之外,通过宜搭还能生成个性化的数据统计看板,对于业务变化一目了然,为医院管理提供智能决策依据。


(自动生成数据图表看板)

数据的互通互联是否意味着不安全了?实际上在宜搭中,还能对系统进行各种权限设置,确保数据的安全。

同时,宜搭的表单、流程引擎,能够支持业务系统快速调整,也非常适合医院业务快速发展与变化的特点,能及时进行调整。

灵活配置加快审批流程

以采购流程审批为例。由于医院采购环节多,审批流程慢,以前主要走线下纸质材料-领导签字审批,涉及环节多。尤其是在领导外出、变更、转交等情况下,反复找人、苦苦等待答复,流程会拖很长的时间,影响工作开展。

现在,通过“宜搭”的审批流程,工作人员不仅可以随时随地用手机线上审批合同、批预算、批采购。并且当审批人休假或是忙碌状态时,还可以一键进行转交审批、或是加签其他人审批等操作,让审批更快捷。一个流程审批从以往的需要一周甚至更长,到现在线上审批可以在几分钟之内解决。

供应商智能管理

无论是合同的电子存档,还是审批的线上化,很大程度上也都是为后续管理能更加科学、智能。除了上述提到的“数据看板”外,宜搭的统计与提醒功能,也让杭州市一医院的内容管理更加智能,走在行业前列。

就拿供应商来说,单是2018年,杭州市一医院的供应商合同就超过了500份。如果还是传统的管理模式,供应商的管理会非常杂乱:什么时候合同到期?哪些尾款需要在期限内收回?供应商对接人变动了应该找谁?信息不能及时更新,重要的事情容易被忽略,更严重会直接造成经济损失。

但现在,供应商信息在宜搭上有了统一平台进行修改变更与展示。合同到期有消息提醒,不再担心后续重要变更影响,管理投入的时间与精力也会大幅降低。


(供应商管理页面)

杭州市一医院的总会计师郭莲表示:“合同管理作为内控系统的重要内容,是医院完善内部控制体系,驱动管理体制变革,建立规范化管理格局的重要抓手”。通过宜搭的数字化阳光内控管理系统,不仅能完善医院的内控体系,更能进一步提高精细化管理水平,提高员工办事效率。

接下来,杭州市一医院还计划通过宜搭,搭建医院的人、财、事、物管理工具,通过信息化手段提高精细化管理水平,提升职工的办事效率,让更多医院事务可以在“阳光”下运行,提升医患和职工的满意度,落实院内“最多跑一次”。


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